Hoe moedig je kennisdeling aan op kantoor?

Een bedrijf valt of staat met de informatie en kennis die het bezit. Het is dan ook belangrijk dat belangrijke informatie gedeeld wordt met alle medewerkers, zodat die hun taken goed kunnen uitvoeren. Daar komt kennisdeling om de hoek kijken. Zeer belangrijk voor het bedrijf, maar vaak lastig om uit te voeren, vooral onder medewerkers. Hoe kun je kennisdeling dus aanmoedigen, zodat jouw bedrijf optimaal loopt?

De redenen dat informatie op één plek blijft hangen in organisaties kunnen sterk uiteenlopen. Soms is er geen teamspirit, soms zijn er niet de juiste middelen voor beschikbaar en soms zijn personeelsleden gewoon bang om niet langer waardevol te zijn als ze hun kennis met de rest van het team of bedrijf delen. Als een persoon het heel goed doet, wil deze zijn informatie misschien niet met het bedrijf delen uit angst om overbodig te worden of niet langer bijzonder te zijn. Wat de oorzaak ook is, er zijn een aantal dingen die je kunt doen om je personeel te stimuleren en motiveren om hun kennis juist wel met anderen te delen, tussen collega’s maar ook tussen afdelingen.

Soorten kennisdeling

Er zijn verschillende soorten kennisdeling. We onderscheiden directe en indirecte kennisdeling. Directe kennisdeling gebeurt van persoon op persoon. Bijvoorbeeld tijdens persoonlijke gesprekken, vergaderingen of via mond-tot-mond-communicatie op de werkvloer. Alle communicatie die persoonlijk wordt en mondeling overgedragen, dus.

Bij indirecte kennisdeling heeft de communicatie via een medium plaats. Denk hierbij aan een fysieke map met tips, veel voorkomende problemen of werkinstructies. Maar ook aan een intranet of ticketingsysteem, zelfs e-mailcommunicatie vanuit het management naar de medewerkers (zelfs een nieuwsbrief) valt onder indirecte kennisdeling. Een veel voorkomend kenmerk van indirecte kennisdeling is vaak dat de informatie kan worden opgeslagen en op een later moment weer geraadpleegd kan worden.

Hoe kun je kennisdeling stimuleren op de werkvloer?

Om kennisdeling te stimuleren onder het personeel, dus dat het personeel ook kennis met collega’s deelt, kun je verschillende dingen doen. Of ze voor jou werken is een kwestie van uitproberen en hangt sterk af van het soort bedrijf dat je hebt en de bedrijfscultuur die er heerst. Lees ze dus door en kies er een of twee uit en begin met experimenteren.

Leer nieuw personeel de juiste gewoontes aan

Wanneer je nieuwe werknemers aanneemt, is het belangrijk om ze meteen bekend te maken met de kennisdelingscultuur die binnen het bedrijf heerst of die je wilt introduceren. Alsof je een kind vanaf de geboorde opvoedt, kun er je op deze manier voor zorgen dat je medewerkers meteen de juiste gewoonten aangeleerd krijgen en dus eigenlijk geen andere manier van werken kennen.

Stimuleer communicatie

Kennisdeling heeft alles te maken met communicatie. Dus wanneer je wilt dat collega’s onderling kennis met elkaar uitwisselen, moet je ervoor zorgen dat ze met elkaar communiceren. Misschien hangt er geen goede sfeer op kantoor, kunnen niet alle collega’s met elkaar overweg of hebben ze juist heel weinig contact met elkaar. Dit zijn allemaal punten waarop je communicatie kan stuklopen.

Zorg voor een positieve werksfeer

Zorg er dus voor de je medewerkers genoeg contact hebben en dat dit contact goed is. Een positieve sfeer is daarvoor cruciaal, want men zal niet snel praten met een onaardige collega. Het kan zijn dat je hier structureel de bedrijfscultuur moet veranderen en met individuele medewerkers om tafel moet gaan zitten om hun houding of gedrag te veranderen. Of in het ergste geval: ze laten gaan. Doe wat nodig is om de sfeer op kantoor positief te krijgen, zodat je medewerkers elkaar ook extra kennis gunnen. Zorg ervoor dat het ook voor hen belangrijk is dat collega’s over dezelfde informatie beschikken en dat ze hart krijgen voor de zaak.

Zorg voor sociale plekken

Een manier om je werkplek uitnodigender en positiever te maken, is door wat hoekjes in te richten als een soort koffiehoekje. Een plek waar men even een kopje koffie of thee kan halen, maar die niet in de keuken staat. Door meer van dit soort hoekjes door je kantoor heen te plaatsen, nodig je meer uit tot socializen, wat de onderlinge relaties ten goede komt.

Werk met beloningen

Om ervoor te zorgen dat het ook voor je medewerkers belangrijk wordt dat ze onderling kennis met elkaar delen, kun je met een beloningssysteem werken. Dat kan individueel of per team. Niet iedereen is hier gevoelig voor, want sommige zullen het idee krijgen te worden omgekocht, maar het is het proberen waard om te zien of het onder jouw medewerkers werkt. Het is beter om niet de kennisdeling zelf te belonen, maar juist het resultaat ervan.

Beloningen hoeven niet per se financieel te zijn, maar als je dat wilt en kunt, dan kun je daar prima budget vrij voor maken. Je kunt daarvoor bijvoorbeeld merchandise aanschaffen, zoals mokken, waterflessen of T-shirts en hoodies. Wij denken alleen meer aan beloningen zoals een publiek schouderklopje (in een nieuwsbrief of tijdens een vergadering bijvoorbeeld), waarbij ook gemeld werd om welke informatie het ging en waarom het belangrijk is voor de rest van het bedrijf om deze kennis ook in handen te hebben.

Maak het belang van kennisdeling duidelijk

Wat ook belangrijk is, is dat al je medewerkers weten en begrijpen waaróm het belangrijk is dat alle kennis in alle hoeken van het bedrijf aanwezig zijn. Geef daarom eens een presentatie of hou een vergadering waarbij je het belang van kennisdeling uitlegt, hoe iedereen er direct van kan profiteren en wat het resultaat ervan is. Dus als je direct resultaten zou kunnen meten, bijvoorbeeld een tijd- of kostenbesparing, meer winst of een betere productiviteit. Maak deze resultaten dan ook bekend bij je personeel. Laat cijfers en grafieken zien of maak het op een andere manier visueel voor ze.

Zorg voor de juiste middelen

Ook is het belangrijk dat het delen van kennis gemakkelijk gaat. Je personeel moet er de middelen voor hebben. Misschien wíllen zij namelijk wel, maar kúnnen ze niet. Als je nog geen intranet hebt, overweeg dan eens om er één beschikbaar te maken. Door bepaalde delen ervan openbaar te maken, of een soort forum beschikbaar te maken, biedt je je personeel een platform waarop zij informatie met elkaar kunnen delen.

Intranet

Een intranet is een perfect middel om je personeel helemaal geïnformeerd te houden. Je kan er misschien ook een smoelenboek aan toevoegen, wat handig is voor grote organisaties waarbij het lastiger is voor nieuw personeel om alle collega’s en de hiërarchie binnen het bedrijf te onthouden. Daarnaast kun je de laatste nieuwtjes delen en kun je er een kennisbank in opnemen. Een interne kennisbank is handig voor je personeel om beter en efficiënter te kunnen samenwerken en om problemen snel te kunnen oplossen.

Wiki

Een laatste tip die we je willen meegeven is om eens te overwegen om een wiki aan te maken. Deze kun je inzetten als kennisbank die door je personeel op ieder moment geraadpleegd kan worden. Je kunt er ook voor kiezen om deze door iedereen te laten bewerken. Je personeel weet soms meer af van bepaalde onderwerpen dan jijzelf, dus is het verstandig om ze die informatie zelf te laten toevoegen.

Met bovenstaande tips kun je meteen aan de slag om kennisdeling binnen jouw organisatie onderdeel te maken van de bedrijfscultuur. Neem eens een kijkje op deze pagina voor allerlei soorten kennisdelingsoftware. Als jij wilt weten wat kennisdeling voor jouw bedrijf kan betekenen en wat de mogelijkheden daarvoor zijn, kun je altijd contact met ons opnemen.

Gerelateerde berichten

laat een reactie achter

Meld u zich aan voor onze nieuwsbrief
Meld u zich aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief boordevol tips over kennismanagement
Dit venster nooit meer tonen