Dit is waarom kennismanagement jouw investering waard is

Zoals Benjamin Franklin ooit zei: investeren in kennis levert het meeste op. Kennis en informatie is precies waar de meeste bedrijven op draaien. Het is dan ook zaak een goed kennismanagement systeem op te zetten: beschikbare informatie ordenen en gemakkelijk beschikbaar en deelbaar maken binnen je bedrijf. Hieronder vertellen we je precies waarom kennismanagement jouw investering waard is en waarom het eigenlijk in geen enkel bedrijf mag ontbreken.

Welke investering komt er bij kennismanagement kijken?

Aan de slag gaan met kennismanagement is niet iets wat je van de een op de andere dag even doet. Je moet er een systeem voor opzetten, bijvoorbeeld een kennisbank. Het kan ook de vorm hebben van een intranet of wiki. Of je nu een interne kennisbank op gaat zetten of een publieke kennisbank als ultiem middel om selfservice te stimuleren, er komt een ruime voorbereiding bij kijken.

Zowel de voorbereiding als het werkelijk opbouwen en bijhouden van het platform kosten tijd. Je moet er mensen op zetten of voor opleiden of zelfs externe hulp inhuren. Een kennismanagementplatform moet namelijk helemaal van de grond af opgebouwd worden en hiervoor is goede kennis nodig. Kennis van jouw producten en diensten, maar ook technische kennis over het platform zelf en hoe hierin informatie is toe te voegen en aan te passen.

Je kunt het opzetten van het platform zelf doen (door er je eigen mensen op te zetten), maar wanneer je niet veel personeel hebt, kan het een beter idee zijn om hiervoor externe partijen in te huren. Bijvoorbeeld een aanbieder van kennisbanksoftware om de kennisbank helemaal in te delen en freelance schrijvers die ingewikkelde informatie gemakkelijk om kunnen zetten in artikelen die door iedereen te begrijpen zijn. Dit scheelt je niet alleen veel tijd, je hebt ook aanzienlijk minder zorgen.

Houd er rekening mee dat er altijd een bepaalde mate van inzet van jouw kant nodig is. Een externe partij heeft immers informatie nodig om mee te kunnen werken. Je zult dus altijd intern iemand aan moeten wijzen die deze informatie gaat verzamelen in je CRM-systemen, de informatie organiseert en communiceert met de externe partijen. Laten we dan nu eens kijken naar wat goede kennismanagement aan jouw bedrijf kan toevoegen.

Een kennismanagementplatform verbetert de klantervaring

Een openbaar kennismanagementplatform zoals een kennisbank is het perfecte middel om in te zetten voor de moderne klant. Een publieke kennisbank biedt hem de kans om kwesties zelf op te lossen. Dat kan waar en wanneer hij dat zelf wil, zonder dat hij daarvoor contact met je op hoeft te nemen.

Dat betekent voor hem: geen wachtrijen, snel een oplossing en ook nog eens een naslagwerk voor wanneer hij in de toekomst nog eens tegen dezelfde kwestie aanloopt. En nu hij weet dat je kennisbank bestaat, zal hij, als zijn ervaring goed is (als de kennisbank snel en efficiënt werkt), ook met toekomstige vragen eerst in je kennisbank zoeken.

Jou scheelt dit veel tijd: je krijgt op den duur minder vragen binnen van klanten. Andere klanten zijn dus sneller geholpen en je hebt minder personeel nodig. Dit scheelt geld en hier verdien je je investering dus al snel terug.

Leestip: Hoe kennisbanken je klantenservice kunnen verbeteren

Openbare kennismanagementplatformen helpen de SEO

Valt het aantal bezoekers op je website een beetje tegen? Dan is het aan te raden om je openbare platform SEO-proof te maken. Er zijn enkele dingen die je kunt doen om je SEO (Search Engine Optimisation of zoekmachineoptimalisatie) te verbeteren. Contentmarketing, bijvoorbeeld, is het eerste waar veel mensen aan denken. Daarbij wordt vaak gedacht dat er een blog gemaakt moet worden waarop wekelijks een artikel van redelijke lengte en met relevante informatie geplaatst moet worden.

Dat is ook zeker een goed idee, maar denk er ook eens over na om je kennisbank voor content marketing te gebruiken. De informatie die je in je kennisbank zet is een ware goudmijn, en daar houden zoekmachines zoals Google van. Hoe meer, hoe beter. Maar wel altijd van kwaliteit. En dat is precies wat een kennismanagementplatform zoals een kennisbank is: een bron van hoge kwaliteit informatie.

Leestip: Waarom je je kennisbank moet SEO-optimaliseren

Kennismanagement verlicht druk, stimuleert interne communicatie en onderlinge samenwerking

Een goed voorbeeld: de IT-afdeling. Dit is misschien wel een van de drukste afdelingen binnen een bedrijf. Daarom kunnen ze ieder beetje hulp dat ze kunnen krijgen heel goed gebruiken. Een kennisbank of ander platform kan drukke afdelingen zoals IT heel goed helpen doordat personeel bijvoorbeeld gestimuleerd wordt zelf meer handelingen uit te voeren. Zo kunnen zij bijvoorbeeld zelf hun pc’s instellen en eigen problemen oplossen.

Daarnaast kunnen nieuwe teamleden sneller zelfstandig aan het werk. Ook hoeft IT minder technische vragen van klanten op te lossen omdat de klantenservice deze met duidelijke en complete informatie zelf af kan handelen. Dit alles werkt ook door op andere afdelingen: personeel kan zelf meer en hoeft dus niet te wachten tot IT tijd voor ze heeft.

Wanneer je personeel lang moet zoeken naar de juiste informatie, is er iets mis met hoe je personeel met informatie omgaat en deze met anderen deelt. Het is daarom belangrijk om kennisdeling op kantoor te stimuleren. Wanneer collega’s informatie met elkaar delen bevordert de beschikbaarheid van informatie. Zo beschikt iedere medewerker, op welke afdeling hij ook werkzaam is, over dezelfde informatie. Zo is meteen de uitgaande communicatie samenhangender.

Leestip: Waarom een kennisbank zo belangrijk is voor je IT-afdeling

Leestip: De voordelen van een interne kennisbank

Goede kennismanagement heeft duidelijke voordelen: je behaalt tijdwinst, klanten kunnen sneller geholpen worden, de klantenservice kan meer klanten helpen in dezelfde tijd en je personeel kan onderling beter communiceren en efficiënter werken. Dit zal voor aanzienlijke tijdwinst en dus ook een besparing op de kosten zorgen, wat de investering in kennismanagement al snel terugverdient.

Zo’n platform kun je echter niet vergeten nadat je het hebt opgezet: als je wil dat het blijft werken moet je kennismanagement blijven verbeteren, bijschaven en uitbreiden. Ook is het belangrijk om deze met je andere klantcontactkanalen te stroomlijnen. Meer weten over wat kennismanagement voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan eens contact met ons op zodat we dit samen met u kunnen bekijken.

laat een reactie achter

Meld u zich aan voor onze nieuwsbrief
Meld u zich aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief boordevol tips over kennismanagement
Dit venster nooit meer tonen